Databehandleraftale / Data Processing Agreement

DanskDenne Databehandleraftale ("DPA") udgør en del af Vilkår og Betingelser mellem Pitchroom ApS, CVR 46441222 ("Databehandler" eller "Pitchroom") og den registrerede bruger af Platformen ("Dataansvarlig" eller "Bruger").

EnglishThis Data Processing Agreement ("DPA") forms part of the Terms and Conditions between Pitchroom ApS, CVR 46441222 ("Data Processor" or "Pitchroom") and the registered user of the Platform ("Data Controller" or "User").

DanskDenne DPA finder anvendelse, når Pitchroom behandler personoplysninger på vegne af Brugeren i forbindelse med leveringen af Platformen. Brugeren handler som dataansvarlig og fastlægger formålet med og midlerne til behandlingen. Pitchroom handler som databehandler og behandler udelukkende data efter Brugerens dokumenterede instruks.

EnglishThis DPA applies when Pitchroom processes Personal Data on behalf of the User while providing the Platform. The User acts as the Data Controller, determining the purpose and means of processing. Pitchroom acts as the Data Processor, processing data solely on the User's documented instructions.

DanskGenstand: Levering af Platformen, herunder hosting af pitch decks, videoer og kontaktlister samt sporing af engagementsdata.

EnglishSubject Matter: The provision of the Platform, including hosting pitch decks, videos, and contact lists, and tracking engagement metrics.

DanskVarighed: Så længe Brugerens abonnement eller konto på Platformen er aktiv.

EnglishDuration: For the duration of the User's active subscription or account on the Platform.

DanskBehandlingens karakter og formål: At facilitere deling af kapitalrejsningsmaterialer, spore investorinteraktioner samt levere valgfrie AI-assisterede funktioner (dokumentopsummeringer, data room Q&A, gennemgang af pitch decks og udarbejdelse af henvendelser) på vegne af Brugeren.

EnglishNature and Purpose: To facilitate the sharing of fundraising materials, track investor interactions, and provide optional AI-assisted features (document summaries, data-room Q&A, deck review, and outreach drafting) on behalf of the User.

DanskTyper af personoplysninger: Navne, e-mailadresser, telefonnumre, IP-adresser og engagementsdata (f.eks. dokumentvisningstid, videoafspilningsrater) for de investorer eller kontakter, Brugeren uploader, samt enhver personoplysning indeholdt i dokumenter eller filer, som Brugeren uploader eller indsender til AI-funktionerne (f.eks. personer nævnt i decks, datarumsdokumenter eller kontrakter).

EnglishTypes of Personal Data: Names, email addresses, phone numbers, IP addresses, and platform engagement data (e.g., document viewing time, video play rates) of the investors or contacts uploaded by the User, together with any personal data contained within documents or files the User uploads or submits to the AI features (e.g., individuals named in decks, data-room documents, or contracts).

DanskKategorier af registrerede: Brugerens potentielle investorer, partnere, kunder eller andre tredjepartskontakter.

EnglishCategories of Data Subjects: The User's potential investors, partners, clients, or other third-party contacts.

DanskPitchroom forpligter sig til at: behandle personoplysningerne udelukkende efter Brugerens dokumenterede instruks, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver andet; sikre, at personer, der er bemyndiget til at behandle personoplysningerne, har påtaget sig fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt; gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risikoen, og beskytte data mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring eller uautoriseret videregivelse.

EnglishPitchroom agrees to: process the Personal Data only on documented instructions from the User, unless required to do so by EU or Danish law; ensure that persons authorized to process the Personal Data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality; implement appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, protecting data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, or unauthorized disclosure.

DanskBrugeren giver Pitchroom en generel skriftlig bemyndigelse til at anvende tredjeparts-underdatabehandlere (f.eks. cloud-hosting- og AI-behandlingsleverandører) til at opfylde sine kontraktlige forpligtelser. En aktuel liste over underdatabehandlere, herunder vores cloud-hosting- og AI-behandlingsleverandører, vedligeholdes på www.pitchroom.net/subprocessors. Pitchrooms AI-underdatabehandler er kontraktuelt afskåret fra at anvende personoplysninger til at træne sine modeller.

EnglishThe User grants Pitchroom general written authorization to engage third-party sub-processors (e.g., cloud hosting and AI processing providers) to fulfill its contractual obligations. A current list of sub-processors, including our cloud hosting and AI processing providers, is maintained at www.pitchroom.net/subprocessors. Pitchroom's AI sub-processor is contractually prohibited from using Personal Data to train its models.

DanskPitchroom vil: indgå en skriftlig aftale med enhver underdatabehandler, der pålægger de samme databeskyttelsesforpligtelser som fastsat i denne DPA; forblive fuldt ansvarlig over for Brugeren for underdatabehandlerens opfyldelse af sine forpligtelser; underrette Brugeren om enhver påtænkt ændring vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere og give Brugeren mulighed for at gøre indsigelse.

EnglishPitchroom will: enter into a written agreement with any sub-processor imposing the same data protection obligations as set out in this DPA; remain fully liable to the User for the performance of the sub-processor's obligations; notify the User of any intended changes concerning the addition or replacement of sub-processors, giving the User the opportunity to object.

DanskHvor Pitchroom eller en underdatabehandler behandler personoplysninger uden for EU/EØS, sikrer Pitchroom, at der er en passende garanti på plads efter GDPR kapitel V, såsom EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser. Dette omfatter behandling foretaget af vores AI-underdatabehandler, som kan behandle og lagre data i USA under sådanne garantier.

EnglishWhere Pitchroom or a sub-processor processes Personal Data outside the EU/EEA, Pitchroom ensures an appropriate safeguard under Chapter V GDPR is in place, such as the European Commission's Standard Contractual Clauses. This includes processing by our AI sub-processor, which may process and store data in the United States under such safeguards.

DanskUnder hensyntagen til behandlingens karakter bistår Pitchroom Brugeren ved at: gennemføre passende tekniske foranstaltninger, der hjælper Brugeren med at opfylde sine forpligtelser til at besvare anmodninger fra registrerede, der udøver deres GDPR-rettigheder (f.eks. ret til indsigt, ret til at blive glemt); bistå med at sikre overholdelse af forpligtelser vedrørende datasikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden og konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse.

EnglishTaking into account the nature of the processing, Pitchroom will assist the User by: implementing appropriate technical measures to help the User fulfill obligations to respond to requests from Data Subjects exercising their GDPR rights (e.g., right to access, right to be forgotten); assisting in ensuring compliance with obligations regarding data security, personal data breach notifications, and data protection impact assessments.

DanskI tilfælde af et bekræftet brud på persondatasikkerheden, der påvirker Brugerens data, underretter Pitchroom Brugeren uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom herpå. Pitchroom yder rimelig bistand til at hjælpe Brugeren med at undersøge og anmelde bruddet til den relevante tilsynsmyndighed (f.eks. Datatilsynet).

EnglishIn the event of a confirmed Personal Data breach affecting the User's data, Pitchroom will notify the User without undue delay after becoming aware of it. Pitchroom will provide reasonable assistance to help the User investigate and report the breach to the relevant supervisory authority (e.g., Datatilsynet).

DanskVed ophør af Brugerens konto eller ved afslutningen af tjenesteleveringen vil Pitchroom efter Brugerens valg slette eller returnere alle personoplysninger til Brugeren og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver opbevaring.

EnglishUpon termination of the User's account or at the end of the provision of services, Pitchroom will, at the choice of the User, delete or return all Personal Data to the User, and delete existing copies unless EU or Danish law requires storage.

DanskPitchroom stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af forpligtelserne i denne DPA, til rådighed for Brugeren og tillader og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der gennemføres af Brugeren eller en anden revisor bemyndiget af Brugeren.

EnglishPitchroom will make available to the User all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this DPA and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the User or another auditor mandated by the User.